להלן כמה עקרונות בסיסיים לשימוש בדואר אלקטרוני נבון ובטוח:
1. לא לפרסם את כתובות הדואר באתר האינטרנט. בשום מצב! בנו טופס יצירת קשר, ששולח את תוכן ההודעה אליכם בדואר אלקטרוני. חלק גדול מהספאמרים אוספים כתובות מאתרי אינטרנט באמצעות בוטים. פעולה זו נקראית harvesting. למרות שגוגל כבר לא מהווה דוגמא מי-יודע-מה, נסו למצוא בכל האתר אפילו כתובת דואר אחת. אם הם מסתדרים רק אם טפסים, גם אתם יכולים.
2. לא להפעיל את הפונקציה catchall. פונקציה זו מפנה לתיבה אחת כל הודעה שתישלח לכל צירוף אותיות/מילים תחת שם המתחם שלכם. למרות שזה נראה נוח, sales, support, webmaster הולכים לאותה תיבה כי ממילא זה אותו בנאדם, ספאמרים יודעים את זה גם וכמו כן מפיצי וירוסים. אחד הוירוסים מסוג Sober שולח את עצמו לכ-50 כתובות או יותר תחת שם מתחם שהוא מתקיף ואם פונקציית ה-catchall מופעלת, האנטיוירוס צריך לעבוד על כל הודעה והודעה. כמו כן, ספאמרים אוהבים לשלוח דואר למספר כתובות תחת שם מתחם אחד על מנת להגיע לכמה שיותר אנשים.
3. נסו לא להשתמש בכתובות גנריות כגון sales, webmaster, support וכדומה. ספאמרים מנסים לשלוח לכתובות אלו למקרה שהן קיימות.
4. צרו mail forwards / mail aliases יחודיים כאשר אתם נרשמים לרשימות תפוצה מפוקפקות. אם בעתיד לא תרצו עוד לקבל דואר מרשימה כלשהי, פשוט מחקו את ההפניה.
5. השתמשו במערכת אנטי-ספאם שאנו מספקים. ניתן לכוון את המערכת לרמות שונות וכמו כן להשתמש ברשימות שחורות/לבנות. התוצאות שאנו רואים טובות מאוד, מעל 99% מהספאם מוזהה ופחות מ-1% מזוהה לא נכון.
מבחינתו, אנו מנהלים מספר מערכות להתמודדות עם תופעת דואר הזבל. שרת הדואר שלנו בודק כתובות IP נגד 3 רשימות שחורות ודוחות דואר אם הכתובת נמצאת באחת מהן, לאחר מכן מתבצעות עוד מספר בדיקות כגון DSN, ואז ההודעה מגיעה לתוכנת האנטי-ספאם spamassassin. תוכנה זו בודקת את ההודעה מול אלפי חוקים, כולל ספאם בעברית ונותן ניקוד לכל הודעה. בהתאם לרמת הניקוד שנקבעה בממשק הניהול, ההודעה מתוייגת כספאם או לא. לאחר מכן שרת הדואר בודק אם בחרתם למחוק את ההודעה, להעבירה לתיבה אחרת או למחוק אותה.
